Želite članove svoje obitelji zainteresirati za obiteljsko okupljanje kako bi ga s nestrpljenjem očekivali. Pravovremena priprema je najvažnija. Počnite s odabirom savršene lokacije. Naša tehnologija je savršena za taj zadatak jer vam omogućava istovremeno pretraživanje brojnih lokacija za obiteljsko okupljanje. Želite odabrati lokaciju koja je u središtu grada, kako bi svi članovi obitelji mogli lako stići do nje. Također, želite da u tom mjestu ima dovoljno znamenitosti i zanimljivosti za sve članove obitelji bez obzira na dob i da svi s nestrpljenjem očekuju putovanje. Prvo o čemu morate voditi računa je rezervacija soba u lokalnom hotelu za goste koji ne žive u gradu. Najgora stvar koja se može dogoditi par mjeseci prije obiteljskog okupljanja je da prilikom zvanja hotela shvatite kako su cijene soba 500$ za noć ili još gore kako su sobe u svim hotelima zauzete zbog velike konvencije ili sportskog događaja. Stoga je jako važno rezervirati skupinu soba za obiteljsko okupljanje i to po posebnim cijenama u hotelu koji se nalazi na savršenoj lokaciji i to puno prije same proslave.Većina hotela ima određen minimalan broj osoba koje čine skupinu, a to je najčešće 10 soba za noć, ali ako imate svečanu večeru u hotelu taj broj može biti i manji. Ukoliko vam treba više od 30 soba za noć, druga dobra ideja je podijeliti skupine soba između dva ili tri hotela. Na ovaj način omogućavate svojim razrednim kolegama izbor između različitih lokacija i cijena.
Kako biste ovo postigli zasigurno ne želite na slijepo zvati brojne hotele na različitim lokacijama. Jer na taj način ne radite uslugu ni sebi ni članovima svoje obitelji ako rezervirate sobe po prvoj cijeni koju vam hotel ponudi. Naime, nemate sve potrebne podatke o hotelu, a jako je važno dobiti organizirane detaljne podatke o svim pogodnostima prije donošenja odluke. Prvi korak je istražiti kakve su cijene ponuđene putem interneta. Pronašli ste sjajan sustav za jednostavno uspoređivanje cijena ponuđenih na internetu od strane raznih hotela i to na HotelPlanner.com (
www.HotelPlanner.com). Najbolje kod ovog sustava je to što je besplatan i jednostavan za korištenje. Sve što trebate je unijeti opcije vezane uz lokaciju obiteljskog okupljanja i datume, a HotelPlanner.com će odraditi ostalo. Ovaj sustav omogućuje vam istovremeno pretraživanje grupnih cijena hotela u različitim gradovima na jednostavan i organiziran način bez preferiranja pojedinih hotela. Također, vi imate kontrolu prilikom sortiranja ovih informacija po lokaciji, cijeni i nazivu brenda hotela. Također, dodijelit će vam se prodajni predstavnik koji će vam pomoći u odabiru najboljeg hotela te i u samom postupku rezerviranja. Postupak rezerviranja jako je bitan čak i kad su cijene soba jako niske, jer ponuda možda uključuje jako strogu politiku otkazivanja rezervacije, visoke gotovinske pologe ili druge skrivene troškove poput obvezatnih hotelskih pristojbi. Prodajni predstavnik HotelPlanner.com rado će vam pomoći s ovim kao i s brojnim drugim pitanjima s kojima se možete susresti. Nakon odabira hotela on/ona će samo za vas izraditi posebnu internetsku stranicu za online rezerviranje hotela za proslavu obiteljskog okupljanja i to bez ikakve naknade. Ovo će vam pomoći u praćenju informacija o članovima obitelji i potvrdama njihova dolaska.