Čestitamo! Vi ste službeni "organizator događaja" za budući program. Zbog odgovornosti koju sad imate, možda biste željeli na brzinu pogledati dolje navedene savjete koji će vam omogućiti uštede u budžetu...:
1) Sezona/Datumi: neki hoteli razlikuju punu sezonu te pred/podsezonu. Ovisno o datumima, moguće su značajne razlike u cijenama. Također, ako se vaša grupa može dogovoriti i u odmor uključiti praznike, to svakako treba ukazati hotel planneru.
a. Istraživanje: ako ste odabrali grad, istražite kojim datumima se u gradu održavaju festivali, konvencije, posebni događaji (npr. Superbowl - završnica doigravanja NFL-lige američkog nogometa) i sl. Ako ste u mogućnosti promijeniti datume, možda biste željeli planirati sastanak ili tjedan prije ili poslije važnog događaja koji se održava u gradu. Ako planirate svoj događaj u isto vrijeme kad se taj događaj održava to ne samo što može biti skupo već i kaotično za sudionike.
2) Uzorak dana u tjednu: brojnim hotelima nedostaje gostiju ili tijekom vikenda ili radnog tjedna. Na primjer, hotel koji se nalazi u poslovnom dijelu grada za boravak tijekom vikenda ima jako visoke cijene. Isto tako, lijepo odmaralište može imati problema s rezervacijama za vrijeme radnog tjedna.
3) Jesu li ponuđene cijene samo za jednu osobu koja će boraviti u sobi ili za više osoba u jednoj sobi? Najčešće, cijena sobe uklopit će se u vaš budžet, ali može se dogoditi da je riječ o grupi gdje se u sobi nalazi i do četiri osobe a to može značiti kako je cijena sobe uvećana za iznos od $10-30 koji treba platiti za svaku dodatnu osobu po sobi. Kad objavljujete zahtjev vodite računa i odaberite točni tip sobe kako bi grupne cijene hotela bile što točnije.
4) Unaprijed istražite dodatne troškove putem gumba za informacije o hotelu koji se nalazi s lijeve strane svake hotelske ponude: je li željeni hotel u cijenu uključio i boravišnu pristojbu? Što je s plaćanjem parkinga? Jesu li u hotelu dozvoljeni kućni ljubimci te ako jesu treba li to dodatno platiti? Postoje li nekakve obvezatne naknade koje se zaračunavaju prilikom odsjedanja u hotelu? Ove dodatne naknade mogu rezultirati značajnim povećanjem cijene, o nekim se može pregovarat, što ovisi o tome kako vaš posao odgovara određenom hotelu.
a. Istražite što je sve uključeno u cijenu: kod nekih hotela u cijenu je uključen besplatni doručak, poslijepodnevna recepcija za goste hotela, korištenje teretane ili pristup internetu. Ovi detalji ne samo što vam pomažu uštedjeti već mogu pridonijeti i vašem zadovoljstvu pruženom uslugom. Ovi elementi koji podižu vrijednost usluge navest će se u dijelu za komentare kod svake ponude i to ispod grupne cijene hotela.
5) Hrana i piće: ukoliko planirate i svečanu večeru tijekom svog boravka svakako tu informaciju navedite u svom grupnom zahtjevu, na taj način odgovorit će vam samo oni hoteli koji pružaju tu uslugu. Također, hoteli koji imaju prostore za svečane večere vjerojatnije imaju i sobe namijenjene grupama i spremni su ponuditi dodatne popuste ukoliko grupa koristi hranu i piće hotela tijekom svečane večere. Kad pronađete hotel koji pruža sve usluge koje ste tražili i u okviru je vašeg budžeta, kontaktirajte hotel putem gumba za kontakt koji se nalazi u izbornicima. Provjerite cjenik usluga i pristojbi. Povrh cijena za meni svečane večere, ove pristojbe mogu povećati troškove za 20-40%. Kako izbjeći troškove:
a. HotelPlanner.com pokušati će za vas isposlovati grupni popust od 20% do 50% za hranu i piće. Za ove popuste provjerite dio za komentare na ponudama hotela.
b. Navedite hotelu jednostavan meni te cijenu koju ste spremni platiti, a koja uključuje doručak. Na primjer, navedite doručak koji uključuje različite vrste kruha, voćnih sokova, kavu/čaj u ukupnoj cijeni od $ koju ste planirali/koja je u okviru vašeg budžeta po osobi, te čekajte hoće li hotel prilagoditi menije vašem budžetu. Većih hotela uključenih u Hotel Planner nudi besplatni doručak vašoj grupi, ovaj element koji podiže vrijednost usluge navest će se u dijelu za komentare ponude.
c. Pogledajte menije koje nude restorani hotela. Ako je vaša grupa mala, možda želite iskoristiti prednosti objedovanja u hotelskom restoranu ili obližnjim restoranima.
6) Audiovizualna oprema: obavijestite svog hotel planner prodajnog predstavnika o potrebnoj audiovizualnoj opremi te zatražite pojedinačnu ponudu. Iznajmljivanje LCD playera je prilično skupo. Ponekad se više isplati kupiti vlastiti, ali svakako upitajte svog prodajnog predstavnika o naknadama za "priključivanje" ukoliko donesete vlastitu opremu.
7) Iznajmljivanje dvorane za sastanke: ako je broj soba približno jednak broju sudionika sastanka, tada ćete vjerojatno imati i bolje uvjete kod ugovaranja dvorane za sastanke. Ukoliko grupa zahtjeva rekvizite, ako su sudionici sastanka podjeljeni u veći broj manjih grupa ili je potrebna veća dvorana za sastanke (recimo za 100 ljudi, a vi ste rezervirali 10 soba za noć) u tom slučaju možete očekivati plaćanje iznajmljivanja dvorane za sastanke. Hotel Planner može smanjiti cijenu iznajmljivanja dvorane za sastanke ukoliko se: a) vaša grupa sastaje u razdoblju slabije posjećenosti (npr. praznika i/ili tijekom pred/podsezone); b)troškovi hrane i pića po sobi su veliki (npr. sudionici sastanka jeli su doručak, ručak, jutarnju i poslijepodnevnu užinu te večeru); c)vaš događaj zauzeti će sve sobe u hotelu koje ste odabrali.
8) Blizina znamenitosti: voli li vaša grupa noću izlaziti vani ili možda planirate organizirati aktivnosti izvan hotela? U tom slučaju, ukoliko sudionici mogu prošetati do različitih lokalnih znamenitosti, ovo može pomoći plaćanju troškova vas kao organizatora ili od strane svakog pojedinca. Ako je vaša grupa noću slobodna, a u blizini se nalaze zanimljiva mjesta, sudionici će cijeniti to što neće trebati plaćati taksi, izlaziti autom iz garaže ili se snalaziti u nepoznatom gradu. Ukoliko planirate aktivnosti izvan hotela, troškovi prijevoza od i do hotela mogu biti značajni. Ako odaberete hotel koji je u blizini brojnih lokalnih znamenitosti, a do njih se sudionici mogu prošetati, to će vam značajno smanjiti troškove. Kliknite na gumb s informacijama hotela na lijevoj strani ponude hotela i možete vidjeti kartu okolice s popisom lokalnih znamenitosti na desnoj strani karte kao i udaljenost od hotela do tih znamenitosti. Također, Hotel Planner može sortirati sve opcije vašeg hotela prema udaljenosti do pojedine lokacije. Označite okvir za sortiranje na vrhu ponude hotela.
9) Prijevoz: ako većina sudionika sastanka stiže avionom, pogledajte kratku analizu cijene zrakoplovnih karata iz najvećih gradova prema datumima vaših budućih događaja. Ukoliko tražite za više gradova, možete otkriti kako je odabir jednog grada u odnosu na drugi značajno povoljniji. Isto tako, putem gumba s informacijama o hotelu koji se nalazi na lijevoj strani hotelske ponude možete primati informacije o cijeni minibusa ili taksija iz zračne luke, kao i vrijeme trajanja prijevoza od zračne luke do mjesta na kojem se nalazi odabrani hotel.
10) Dobivanje sobe više kategorije i pogodnosti: vaš Hotel Planner prodajni predstavnik uvijek će za vašu grupu tražiti mogućnost dobivanja soba više kategorije poput apartmana i to po grupnoj cijeni; ili besplatne pogodnosti za nekog od VIP sudionika vašeg događaja. Vaša grupa će primijetiti ove posebne znakove pažnje, a koji se mogu ostvariti bez dodatnih troškova.
11) Još jedan bonus! Jedna na pedeset: ovo je standard kod većine hotela, gdje za svakih 50 soba koje je grupa zauzela dobiva jedna besplatna! Neki od hotela nude jednu na pedeset zauzetih soba, samo ako je pedeset soba zauzeto ZA NOĆ. Drugi hoteli ovu mogućnost daju na kumulativnoj bazi. Dok opet ima hotela koji jednu besplatnu sobu daju na četrdeset zauzetih, a neki i za manje od toga. Hotel Planner surađuje s brojnim hotelima koji nude besplatnu sobu i za 10 zauzetih soba za noć. Informacije o besplatnoj sobi možete pronaći u dijelu za komentare kod ponude hotela vezane za grupne cijene soba.
Sretno i uspješno pregovaranje! Vi ste na putu uspjeha u organiziranju događaja!